СУРГУТСКИЕ
ТЕПЛОВЫЕ СЕТИ выбрали систему Effect Office
для автоматизации документооборота
Компания "ГАРАНТ
ИНТЕРНЭШНЛ" сообщает о завершении первого
этапа внедрения Системы электронного документооборотаEffect Office (3.0) в систему управления
Сургутского городского муниципального унитарного
предприятия "Городские Тепловые Сети".
Город Сургут является самым крупным городом
Ханты-Мансийского автономного округа, расположенного
в Западной Сибири. Население города насчитывает
282 000 человек. Сургут – один из наиболее
финансово устойчивых городов России с хорошей
административно-управленческой базой.
Основными задачами СГМУП "ГТС" являются:
- обеспечение бесперебойного тепло-, водоснабжения
жилищного фонда, объектов промышленного и
социально - культурного назначения города;
- эксплуатация теплоэнергетических объектов;
- совершенствование производства, проведение
работ по энергосбережению.
В настоящее время СГМУП "ГТС" активно
работает в области реформирования ЖКХ. На
предприятии разрабатываются и активно внедряются
инновационные технологии. Предприятие награждено
дипломами за участие в конкурсе "Энергосбережение
Ханты-Мансийского округа", Дипломом
1-й степени Госстроя России за профессиональную
проработку инвестиционного проекта "Реконструкция
ЦТП"; Дипломом министерства энергетики
РФ за реализацию мероприятий, направленных
на повышение эффективности использования
топливно-энергетических ресурсов, Почетными
дипломами Правительства РФ за достижение
успехов в организации социальной работы.
Наряду с производственными инновациями руководство
СГМУП "ГТС" большую роль уделяет
вопросам оптимизации бизнес - процессов с
целью построения эффективной организационно-экономической
модели управления предприятием на основе
концепции поэтапного внедрения современных
компьютерных технологий.
Одним из первых этапов является формирование
единого информационного пространства, построение
которого обеспечивает система электронного
документооборота (СЭД).
С этой целью в апреле 2004 года была создана
рабочая группа проекта, в которую вошли руководители
и специалисты таких подразделений, как служба
АСУ, юридический отдел, планово-экономический
отдел, бухгалтерия, производственный отдел,
абонентский отдел, отдел кадров.
Специалистами службы АСУ был проведен анализ
рынка отечественных и зарубежных СЭД. Оценка
проводилась по таким критериям, как полнота
функционала, надежность в эксплуатации, быстрота
освоения пользователями и, естественно, цена-качество,
как интегральный показатель для принятия
решения о выборе системы.
В результате проведенного исследования была
выбрана система Effect Office (3.0), как
оптимальное решение для автоматизации
документооборота на предприятии и основа решения некоторых
значимых функциональных задач, а также последующих
корпоративных решений.
В этой связи на первом этапе реализации концепции,
с целью быстрой окупаемости затрат на организационно-структурные
и информационные инновации, рабочей группой
проекта была проведена постановка комплекса
задач «Контроль и анализ выполнения договоров»
на базе системы электронного документооборота.
Оригинальная постановка этого комплекса (ноу-хау
предприятия) с использованием функционала
Effect Office (3.0) обеспечила отработку
структур форм документов для целей управленческого
учета и бюджетирования деятельности подразделений,
отладку юридических, экономических и бухгалтерских
процедур контроля и анализа выполнения договоров
на принципе децентрализации полномочий и
ответственности участников бизнес-процесса
с использованием нескольких уровней контроля
и факторной аналитики.
В течение 4 месяцев осуществлялась тестовая
эксплуатация СЭД и отладка модуля «Договоры»,
по результатам которой с учетом рекомендаций
рабочей группы руководство СГМУП «ГТС» приняло
решение о приобретении полнофункциональной
версии Effect Office (3.0).
По словам консультанта по менеджменту Кузьмина
Н.Н., немаловажную роль при принятии этого
решения сыграло проведенное компанией "ГАРАНТ
ИНТЕРНЭШНЛ" многоэтапное внедрение Effect
Office в ОАО АЭК "Комиэнерго" и
его филиалах, среди которых такие профильные
предприятия, как "Сыктывкарские Тепловые
Сети", "Ухтинские Тепловые Сети".
В сентябре 2004 года совместно со специалистами
компании "ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ", а
также ее представителем в Сургуте - осуществлен
первый этап – внедрение в опытную эксплуатацию
Effect Office, в результате которого было
автоматизировано 60 рабочих мест руководителей
и специалистов СГМУП «ГТС».
Специалисты службы внедрения "Эффект
Офис" в сжатые сроки произвели настройку
установленного продукта с учетом специфики
структуры управления предприятия, а также
проверили корректность функционирования настроенного
программного комплекса.
Основная задача сотрудников Компании "ГАРАНТ
ИНТЕРНЭШНЛ" заключалась в том, чтобы
каждый пользователь Effect Office получил
максимальную пользу от внедрения, а также
осознал, что с момента внедрения СЭД его
действия являются частью единого информационно-функционального
процесса, а его работа в системе однозначно
отражается на процессе управления предприятия
в целом.
Учитывая это, службой внедрения "Эффект
Офис" была разработана индивидуальная
программа обучения с учетом специфических
требований и задач Заказчика, а также уровня
подготовки пользователей и включала как теоретические,
так и практические занятия в форме консультаций.
В качестве неотъемлемого этапа процесса внедрения
СЭД были организованы курсы обучения пользователей,
благодаря которым в течение 3 дней 40 специалистов
СГМУП "ГТС" освоили основной функционал
Системы.
По окончанию обучения было проведено тестирование,
по результатам которого пользователи получили
сертификаты. Подобный контроль знаний позволит
в значительной мере повысить эффективность
их работы.
В настоящее время ведутся переговоры по организации
обучения руководителей подразделений, включая
высшее звено управления, согласовывается
программа и сроки обучения.
Директор СГМУП "ГТС", к.э.н., Почетный
работник ЖКХ России С.Д. Переладов так комментирует
процесс внедрения управленческих инноваций:
«Реформирование системы управления – процесс
непрерывный и сложный. Он требует, как правило,
больших затрат всех видов ресурсов, которые
не дают сиюминутной отдачи. Преобразования
в менеджменте, должны носить, прежде всего,
системный характер. В этом процессе должен
быть обязательно учтен человеческий фактор.
Уверен, что прикладное применение доступных
и надежных отечественных средств автоматизации
документооборота позволит решить вопросы
вовлечения сотрудников в процесс управления,
а это повысит их личную ответственность и
достоверность передаваемой информации для
принятия решений на всех уровнях управления
предприятия».
