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Man sagt: Wer
die Information beherrscht, der beherrscht
die Welt.
Wir sagen: Wer die Information der
Firma verwaltet, der verwaltet die Firma.
Wir wollen die
Verwaltung Ihrer Firma so effektiv wie möglich
machen und haben daher für Ihre Informationsverwaltung
das Dokumenten-Management-System
Effect Office® entwickelt.
Effect
Offce is eine Software-Komplettlösung
für das Dokumenten-Management
Effect
Offce is ein Verfahren für das
Dokumenten-Management
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Möglichkeiten |
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Mehrplatz-Archivsystem.
Speichert Dokumente und ihre Attribute
Sie können Dokumente aller Art – Texte,
Tabellen, Bilder u.a. – erzeugen, speichern
und jedem Dokument bis zu 40 Attribute zuordnen. |
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Suchfunktion
für Textelemente und Attribute
Das Suchsystem findet ein Dokument nach
einem beliebigen Attribut und/oder einer Textzeile.
Dank der Vorindizierung der Infomation wird
das gesamte Archiv in wenigen Sekunden durchsucht. |
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Prüfsystem
der Versionen
Das Prüfsystem der Versionen erlaubt,
bis zu 99 Versionen von jedem Dokument zu
speichern. Für jede Version wird der Verfasser
und die Zeit der Erstellung angezeigt. Sie
können jeder Version eine Kommentarzeile hinzufügen
und festsetzen, wieviele Versionen eines bestimmten
Dokuments gespeichert werden dürfen. |
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Kontrolle
der Zugriffsberechtigung
Durch die Kontrolle der Zugriffsberechtigung
werden Ihre Dokumente von illegalem Zugriff
geschützt. Der Systemadministrator öffnet
den Mitarbeitern den Zugriff zu den Dokumenten
gemäß ihren Vollmachten, während Ihre Privatbelege
für andere unzugänglich sind. |
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Eingebautes
Jobsystem. Ausführungskontrolle
Das Jobsystem ermöglicht den Austausch
von Aufträgen und Mitteilungen im Effect Office-Umfeld.
Sie können Dokumente an die Aufträge anheften,
Termine für die Ausführung der Aufträge festsetzen
oder die Ausführung der Aufträge mit Hilfe
einer Arbeitsportfolio kontrollieren. |
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Erstellen der Berichte
in Tabellenform
Sie können auf Wunsch Berichte über die
Arbeit der Benutzer in Tabellenform erstellen.
Die Berichte können Informationen über den
Inhalt des Dokumentenarchivs bzw. über die
Ausführung der Aufträge enthalten. Die inhaltliche
Gestaltung der Berichte ist benutzerdefiniert. |
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Besonderheiten |
UP |
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Client/Server-Architektur.
Microsoft Windows-Betriebssystem
Die Client/Server-Architektur ermöglicht
es, alle wertvollen Informationen in einem
einzigen Archiv zu speichern, sowie Hardware-
und Netzwerk-Kapazitäten effektiv auszunutzen.
Die Verwendung des am weitesten verbreiteten
Betriebsystems standartisiert ihre Arbeit
zu einem hohen Grad. |
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Integration
mit Microsoft Word, Excel, OCR-System Abbyy
FineReader. Offenheit für Integration mit
anderer Software
Die in MS Word, MS Excel, MS Project eingebauten
Dokument-Werkzeugleisten erlauben Ihnen, mit
dem Dokumentenarchiv innerhalb der Anwendungen
zu arbeiten. Die von dem Hersteller bereitgestellten
Beschreibungen der Effect Office-Aufrufbefehle
ermöglichen eine ahnliche Integration mit
jeder beliebigen anderen Software. |
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Anwenderfreundliche
Benutzeroberfläche. Englische und russische
Version (1.3.1999)
Dank der anwenderfreundlichen und vertrauten
Benutzeroberfläche beherrscht auch ein wenig
qualifizierter Benutzer Effect Office bereits
einen Tag nach der Installation. Schnell und
problemlos konvertiert Effect Office Ihre
"alten" Dokumente für das neue Archiv.
Die englische Version macht das System auf
der ganzen Welt verwendungsfähig. |
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Vorteile |
UP |
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Niedrige Anschaffungskosten
Ausgezeichnetes Verhältnis von Preis und
Funktionalität |
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Schnelles Anlernen der
Benutzer Effect Office® ist leicht erlernbar.
Die Grundregeln lassen sich in 2 Stunden erlernen.
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Schnelle Implementierung
Die Benutzer können direkt nach der Installation
mit der Arbeit beginnen. Die Implementierung
kann parallel zur Arbeit mit dem System durchgeführt
werden. |
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Niedrige Implementierungskosten
Kein Bedarf an hochbezahlten Beratern. |
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Niedrige Operationskosten
Die Arbeit des Administrators ist vereinfacht,
die Systemanforderungen sind minimal. |
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Nutzen |
UP |
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Reduzierung der Unterhaltskosten
eines Papierarchivs.
Sie reduzieren die Kosten, die durch den
Unterhalt eines Papierarchivs entstehen. Sie
können den Raum des ehemaligen Archivs anderweitig
nutzen und Archivmitarbeiter umlernen.
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Reduzierung
aller Zeitverluste, die durch die Suche nach
Dokumenten, durch überflüssigen Schrift-Verkehr
und Wartezeiten entstehen
Sie sparen Zeit. Die Suche nach einem
Dokument wird nicht Stunden und Tage sondern
Minuten und Sekunden in Anspruch nehmen. Der
Verkehr von Papieren und das Warten auf das
benötigte Dokument hört auf. |
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Reduzierung
der Verluste durch fehlende Information
Sie reduzieren Verluste, die durch fehlende
Information entstehen, da Sie rechtzeitig
alle benötigten Infomationen, geschützt vor
jedem illegalen Zugriff, erhalten. |
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Here You can download the Trial versions
of the Effect Office.
Attention!
1. It is possible to create
only up to 1000 objects and up to 5 users
in Effect Office Network edition (3 users
for Local edition) as trial. Then, you have
to register your version as working for
following work.
2. From the start of work The password
of Administrator is 1 (one).
3. All user's passwords in Trial
versions are 1 too.
Effect Office Versions 2.6 (within
trial mode)
For Windows 95, 98, NT, 2000 |
| English
Network |
4,300
Kb |
Getting started (short string)
To
begin work:
| 1. |
Install
the system (see Readme.doc or Readme.wri). |
| 2. |
Register
your copy of the system (see Reguide.doc
and Reglist.doc). Or start work on Trial
mode. |
| 3.
|
Start
Effect Office Server (conserv.exe).
Not necessary if you are using the Local
version |
| 4. |
Start
Effect Office Administrator
(admin.exe) and:
» Create users;
» Create catalogs. Catalogs are
main folders for document storage by
the subjects;
» Assign user’s access to
the catalogs. Access may be “Read”
(only for reading) or “Full”
(for reading and writing). User
can create documents and folders in
the fully-accessible catalogs only.
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| 5. |
Exit
Effect Office Administrator. |
| 6. |
Start
Effect Office Workstation
(offex.exe) and register the Applications
for integration (use menu “tools\integration”).
Now work with the system and creation
of documents (tasks, attributes) are
possible. |
Important:
Registration of the system is
not necessary while you want to use Effect
Office on Trial mode.
Files Readme.doc or Readme.wri, Reguide.doc,
Reglist.doc are included in Distributive
Pack.
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