Описание проекта по внедрению Cистемы электронного документооборота " Эффект Офис" в ОАО АЭК "КОМИЭНЕРГО"

Сотрудничество с ОАО «АЭК «Комиэнерго» началось 6 лет назад. В сентябре 1999 года в исполнительном аппарате Компании была зарегистрирована Система электронного документооборота "Эффект Офис", версии 2.3 на 10 пользователей. Основное требование, выдвигаемое компанией к Системе, заключалось в автоматизации деятельности отдела документационного обеспечения. Со стороны ОАО «АЭК «Комиэнерго» во внедрении программного продукта принимали участие 2 сотрудника: начальник отдела документационного и информационного обеспечения, программист - системотехник Компании.

В 2002 году в Системе зарегистрировано уже 99 клиентских мест, которые связали все структурные подразделения исполнительного аппарата и филиалы Сыктывкарского энергоузла. За 3 года работы в архив "Эффект Офиса" помещены более 60 тысяч электронных документов.

Задачи, решаемые программой на данном этапе:
      • регистрация, отслеживание, хранение и рассылка входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, публикаций, нормативно-справочной документации;
      • контроль исполнения поручений и совместная работа над документами.

В течение двух следующих лет производилось обновление Системы на более новые версии, отвечающие требованиям активно развивающегося рынка электронного документооборота. К концу 2003 года в исполнительном аппарате Компании количество зарегистрированных пользователей достигло 160 лицензий.

Сегодня документооборот ОАО «АЭК «Комиэнерго» составляет более 70 тыс. документов в год. Внедрение данного программного продукта позволило приступить к постепенному переходу на безбумажный документооборот, в значительной степени облегчило работу отдела документационного и информационного обеспечения и сотрудников исполнительного аппарата, т.к. появился мощный справочно-информационный аппарат с разграниченным доступом, внедрено электронное согласование документов. В Системе в настоящее время зарегистрировано 230 лицензий.

В 2003 году принято решение о заключении договора между ОАО АЭК "Комиэнерго" и ООО "ИКК "ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ" о внедрении Системы в филиалах Компании. В настоящее время Система "Эффект Офис" установлена в десяти филиалах:

Ухтинские тепловые сети:
В апреле 2003 был установлен первоначальный комплект системы на 30 пользователей. В настоящее время в филиале зарегистрировано 60 клиентских лицензий. Основная задача, решаемая в Системе – контроль движения и исполнения документации.

Печерские электрические сети:
В апреле 2003 был установлен первоначальный комплект системы на 30 пользователей. В настоящее время в филиале зарегистрировано 85 клиентских лицензий. Основная задача, решаемая в Системе – организация электронного документооборота, использование встроенной электронной почты, организация архива документов.

Сосногорская ТЭЦ:
Первоначальный комплект системы на 30 клиентских мест был установлен в августе 2003 года. В настоящее время в филиале зарегистрировано 60 клиентских лицензий. Основная задача, решаемая в Системе – перевод архива документов в электронный вид, путем сканирования документов с помощью специального приложения "Эффект Графика".

Сыктывкарские электрические сети:
В настоящее время в филиале зарегистрировано 30 клиентских лицензий. Основная задача, решаемая в Системе – информационный обмен внутри организации, создание единой базы документов организации, обеспечивающей их хранение, быстрый поиск, контроль исполнения заданий.

Южные электрические сети:
Первоначальный комплект системы на 30 клиентских мест был установлен в сентябре 2003 года. В настоящее время в филиале зарегистрировано 97 клиентских лицензий. Основная задача, решаемая в Системе – автоматизация деятельности службы делопроизводства.

Сыктывкарские тепловые сети:
Первоначальный комплект системы на 30 клиентских мест был установлен в августе 2003 года. В настоящее время в филиале зарегистрировано 80 клиентских лицензий Основная задача, решаемая в Системе – создание РКК и документов, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, отправка по документов с помощью приложения "Эффект почта", рассылка и ознакомление по структурам, все функции контроля исполнения.

Центральные электрические сети:
Первоначальный комплект системы на 20 клиентских мест был установлен в августе 2003 года. В настоящее время в филиале зарегистрировано 100 клиентских лицензий. Основная задача, решаемая в Системе – контроль за исполнением распорядительных документов предприятия, вышестоящих организаций, создание электронного архива документов предприятия, обеспечение взаимосвязи работы сотрудников предприятия с документами.

Воркутинская ТЭЦ-1:
Первоначальный комплект системы на 30 клиентских мест был установлен в октябре 2003 года. В настоящее время в филиале зарегистрировано 60 клиентских лицензий. Основная задача, решаемая в Системе – автоматизация журналов регистрации входящей, исходящей корреспонденции, ведение архива электронных документов.

Воркутинские электрические сети:
Первоначальный комплект системы на 30 клиентских мест был установлен в мае 2003 года. В настоящее время в филиале зарегистрировано 90 клиентских лицензий. Основная задача, решаемая Системе – автоматизация процессов делопроизводства.

Интинская ТЭЦ:
В настоящее время в филиале зарегистрировано 50 пользователей, сотрудниками осуществляется самостоятельная работа по внедрению.

В марте 2005 года Компании заключили долгосрочный договор на выполнение работ по созданию специализированной версии системы электронного документооборота и делопроизводства Effect Office Enterprise. Система Effect Office Enterprise разработана с использованием технологии Эффект Офис™. В качестве БД используется сертифицированная, универсальная, промышленная разработка MS SQL Server. Система Effect Office Enterprise ориентирована на средние и крупные предприятия, а также на предприятия, предъявляющие повышенные требования к механизмам защиты БД.

Договор включает в себя следующие этапы работ:
1. Изучение специализированных процессов документооборота, делопроизводства заказчика и написание адаптированного технического задания на разработку нового функционала.
2. Разработка нового функционала с учетом специфики делопроизводства заказчика.
3. Внедрение новой системы с осуществлением конвертации базы из Системы "Эффект Офис" и обучение пользователей.

В настоящее время проект находится на второй стадии.

Контактная информация:
Начальник ОДиИО ОАО "АЭК "Комиэнерго"
Жуль Любовь Геннадьевна
Тел. (8212) 28-32-11
E-mail:glg@komi.elektra.ru