ОАО ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ БАНК ВНЕДРЯЕТ Систему электронного документооборота "ЭФФЕКТ ОФИС"

06.02.2004 г. Компания "ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ", направление "Эффект Офис" и её партнёр в Тюмени - Компания "ТюмБИТ" успешно завершили первый этап крупномасштабного проекта по внедрению системы автоматизированного делопроизводства и документооборота в ОАО ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ БАНК.

Рассмотрев ряд продуктов различных производителей, ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ БАНК остановил свой выбор на Системе электронного документооборота "Эффект Офис". Заказчиков подкупила элегантная простота системы, имеющей в то же время полный функционал для решения задач делопроизводства. Рассматривались следующие требования, выдвигаемые к электронной системе делопроизводства и документооборота:
   • Система автоматизированного делопроизводства и документооборота должна быть корпоративной информационной системой, т.е. изменения с одного рабочего места должны автоматически изменять соответствующие документы на других рабочих местах - это должно достигаться путем единого хранилища данных в системе;
   • Функции и процедуры в автоматизированной системе должны быть действительно автоматизированы, т.е. минимизировано количество ручных операций и устранен множественный ввод информации в систему;
   • Система документооборота должна давать работникам банка возможность получать оперативную и полную информацию в объеме, необходимом для выполнения своих производственных обязанностей;
   • Система должна быть легка в обучении и использовании, а также использовать стандартные элементы интерфейса Windows;
   • В системе должны быть предусмотрены процедуры автоматизации ввода информации в систему, сводящие ошибки ввода к минимуму;
   • Система должна давать возможность отследить, кто и когда внес изменения, т.е. иметь протоколы действий всех пользователей;
   • Система должна обеспечивать разграничение прав доступа пользователей к данным и функциям по их обработке, т.е. систему управления пользователями;
   • В системе должна быть обеспечена возможность регистрации всех форм предоставления документов;
   • Система должна обеспечивать реализацию основных бизнес-процессов и процедур делопроизводства.

За основу автоматизированной системы документооборота и делопроизводства взята система "Эффект Офис", версия 2.9. Внедрение системы планируется осуществить в несколько этапов. В настоящее время Компанией «ТюмБИТ» осуществлен первый этап проекта, который включает предпроектное исследование и внедрение системы "Эффект Офис" на 70 рабочих местах Заказчика.

Внедрение системы "Эффект Офис" обеспечит:
   • коллективную работу сотрудников в единой базе данных;
   • автоматизацию процедур регистрации, согласования и визирования документов;
   • оптимизацию и систематизацию бизнес-процессов;
   • быстрый поиск документов по различным реквизитам;
   • повысить контроль исполнительской дисциплины сотрудников.